O Arquivo Público e Histórico de Rio Claro promoveu neste mês a oficina “Arquivos Escolares: Orientações Técnicas”, voltada para os servidores públicos que trabalham com a documentação e arquivos das escolas municipais de Rio Claro.
O projeto piloto tem como objetivo orientar os auxiliares administrativos na organização e padronização dos arquivos documentais que são produzidos pelas unidades escolares do município e sensibilizá-los para a importância de se preservar esta documentação.
A oficina foi realizada nos dias primeiro e oito de março e recebeu cerca de 160 representantes das 55 escolas da rede municipal de ensino. As atividades foram organizadas por três servidores do Arquivo, a historiadora Talita Gouvêa Basso, e os arquivistas Ednaldo da Mata e Noemi Andreza da Penha.
A programação foi iniciada com a exibição do vídeo institucional da autarquia que mostra que o Arquivo é o local onde se guarda toda a memória dos 189 anos do município e seus documentos públicos e históricos. Em seguida foram realizadas as visitas técnicas dos grupos aos setores de pesquisa do arquivo permanente e do arquivo intermediário.
Segundo a superintendente do Arquivo Público, Maria Teresa de Arruda Campos, é dever do município preservar a documentação que produz e cabe ao Arquivo a função de orientar esse procedimento à todas as unidades da administração. “Com metodologia, o trabalho fica mais seguro, eficiente e transparente”, diz Teresa.
Para Talita Basso, antes de arquivar é preciso organizar. Para os arquivos das escolas estarem sistematizados é importante ter o conhecimento pleno sobre os documentos que a escola produz. “Ao implantar um padrão todos os arquivos funcionarão da mesma maneira, e isso facilita o desenvolvimento do trabalho, garantindo o acesso e os direitos dos usuários a esses serviços”, comenta Talita.
Outro item exposto na oficina foi a questão legal. O analista de gestão documental Ednaldo da Mata fez uma apresentação sobre a história do Arquivo e como ele se formou juridicamente. “O Arquivo está cumprindo o seu papel de prestar esta orientação que, embasado na legislação, oferece o suporte técnico aos servidores”, diz Ednaldo.
Segundo a coordenadora do arquivo intermediário, setor que recebe todos os processos da prefeitura, a arquivista Andreza da Penha, é importante a racionalização da produção de documentos e a padronização do material já existente. “Se trabalharmos cada dia de uma forma, os arquivos serão guardados de diversas maneiras. Mas se houver um padrão facilitará a tarefa de quem precisa recorrer deste material, a rotina de trabalho e o atendimento ao cidadão”, explica Andreza.
Mais oficinas de orientação técnica serão ministradas pelo Arquivo, a partir de uma agenda de prioridades das secretarias municipais. Outro projeto que a autarquia pretende desenvolver é a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) para o município de Rio Claro. Esse estudo deverá ser realizado com a participação de um profissional de cada secretaria municipal.
