O Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro está tomando medidas para melhorar o arquivamento de documentos e dar mais agilidade no acesso às informações, além de simplificar e racionalizar procedimentos. “Estamos implantando um programa de gestão documental que vai permitir maior produtividade no trabalho desenvolvido pelo Arquivo e favorecer o planejamento, controle e transparência nas atividades de documentação de atos públicos municipais”, explica a superintendente do Arquivo Histórico, Monica Frandi Ferreira.
Entre as ações desenvolvidas está a elaboração de plano de classificação e tabelas de temporalidade que vão normatizar quais documentos, e quando, devem ser descartados. Isso é necessário, pois existem muitos documentos que, após o período de validade, expiram e não têm função histórica, não servem para consulta e ficam acumulados ocupando espaço e dificultando a organização do arquivo. Outros documentos, por outro lado, precisam ser mantidos por seu valor histórico, de consulta ou por questão da transparência. A gestão documental tem como uma de suas funções estabelecer critérios claros para essa triagem.
A política de gestão documental que está sendo implantada em Rio Claro é amparada por dispositivos legais que definem padrões seguros para a gestão e o acesso aos documentos produzidos e acumulados pela administração municipal. No mês passado, representantes do Arquivo Público do Estado de São Paulo (Apesp) visitaram o arquivo municipal para prestar orientações técnicas e levantar subsídios para um diagnóstico da autarquia. Além das orientações da Apesp, o trabalho de organização do acervo segue as normas do Conselho Nacional de Arquivos.
Vários setores da administração pública municipal estão envolvidos no minucioso trabalho de pesquisa e análise da produção documental para a identificação, classificação, avaliação e destinação corretas da extensa e variada produção de documentos pelos órgãos municipais.
Com 38 anos de atividade, o Arquivo Público Histórico “Oscar de Arruda Penteado” tem amplo acervo disponível para consultas e pesquisas, e está instalado no Núcleo Administrativo Municipal (NAM, Rua Dr. Eloy Chaves, 3256, Alto de Santana). O telefone é 3522-1948.
